En el año 2018, en el Ayuntamiento de Veracruz, se enviaron más de 44,000 oficios y documentos oficiales, lo que representó un gasto aproximado de $2.9 MDP en ese año por imprimir, copiar, escanear, transportar y almacenar esos documentos.
Con la finalidad de usar los recursos públicos de manera eficiente, así como aumentar la productividad de su equipo de trabajo, el Mtro. Fernando Yunes Márquez, Presidente Municipal de Veracruz, propuso encontrar una solución.
Fue así como la Dirección de Modernización, Innovación y Gobierno Abierto de Veracruz decidió implementar la plataforma Cero Papel para cumplir sus metas y obtener resultados medibles desde el primer día.
Con la validez legal de la firma electrónica, el almacenamiento en la nube y otras herramientas innovadoras que han surgido en los últimos años, la administración pública no tiene otra opción más que transformarse.
En México, la Firma Electrónica Avanzada (e.firma) es considerada desde el 2012 por la Ley como el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, de manera que está vinculada únicamente al mismo y permite que sea detectable cualquier modificación ulterior al documento. La e.firma cuenta con los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.
La plataforma Cero Papel, funciona exactamente igual que el proceso tradicional relacionado al envío y recepción de documentos, por lo que la primera fase consistió en identificar a los servidores públicos involucrados en la redacción, firma, envío y seguimiento a los oficios y otro tipo de trámites internos.
Utilizamos la metodología Google Design Sprint, así como la nube, para diseñar y crear una herramienta funcional, fácil de utilizar y aprobada por los diferentes stakeholders para que cualquier administración pública, sin importar el tamaño, la pueda implementar sin inconvenientes.
La capacitación y designación de roles se llevó a cabo en un periodo de 3 semanas, inmediatamente después el Mtro. Fernando Yunes Márquez, Presidente Municipal de Veracruz, dio el banderazo de inicio para el uso de la plataforma en las comunicaciones internas que son de carácter informativo, es decir, oficios, invitaciones a eventos, justificaciones a recursos humanos, solicitudes, memorandos, tarjetas informativas, entre otros.
Esta etapa de arranque es fundamental para que los usuarios se vayan familiarizando con el sistema y una vez que los usuarios se han familiarizado, se procede a agregar las comunicaciones restantes que son más complejas. En este caso, antes de finalizar el mes 3 se había concluido con la implementación del proyecto de manera exitosa.
La mejora más evidente es el tiempo de envío-recepción, ya que se redujo el tiempo del proceso de 5 a 1.5 días.
Con los indicadores actuales, se estima una reducción de 1 millón 600 mil hojas sin imprimir al año, lo que representa alrededor de $1,721,489.00 pesos y $317,358 en gasolina por el traslado innecesario de documentos en físico. También se genera un ahorro en el consumo de luz de $64,662.50 anuales, así como otros gastos difíciles de rastrear como es el tiempo del personal y el almacenaje de la documentación.
Por último, se impacta de manera positiva el medio ambiente al dejar de utilizar el papel que proviene de la tala de árboles como todos sabemos, anualmente se dejaría de consumir el equivalente a 1.5 hectáreas de bosque.
Invertir en tecnologías no es invertir en el futuro, sino evitar el riesgo de quedar en el pasado. Cero Papel representa una buena oportunidad de inversión para aquellas administraciones que deciden gastar sus recursos de manera eficiente con el propósito de dar resultados contundentes.
Primer informe de gobierno en materia de modernización e innovación tecnológica.
Fuente: https://www.facebook.com/FYunesMarquez/videos/322993178991534/?vh=e&extid=0&d=n
Video promocional elaborado por el Ayuntamiento de Veracruz para destacar los resultados obtenidos al implementar una política de Cero Papel , posicionándose a nivel nacional como una organización pública eficiente en el gasto de sus recursos, moderna en el uso de tecnologías y sustentable en el apoyo del medio ambiente. Sin duda alguna, sentando un precedente para otros Ayuntamientos, Gobierno Estatales de México y Dependencias de todos los niveles de Gobierno.
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