New Art usa Cero Papel para firmar contratos de doblaje con sus proveedores en horas

New Art usa Cero Papel para firmar contratos de doblaje con sus proveedores en horas

"Firmamos muchos contratos a la semana, tenerlos firmados era una tarea titánica. Ahora los mandamos por whatsapp y los tenemos firmados en minutos"

Yahir Jiménez
Coordinador de Contratos

Historia

New Art es una empresa mexicana con más de 25 años de experiencia y con el tiempo consolidada como un referente en la industria audiovisual. Fue fundada en un inicio con el nombre New Art Digital y tiempo después empezaría a crear distintas ramas dedicadas a un servicio en específico, formando lo que sería el grupo New Art. A inicios de la década del 2000 ingresó al mundo de doblaje logrando consolidarse como una de las principales empresas de postproducción en nuestro país, ofreciendo un servicio 360 grados.

La oportunidad de mejora

Como lo hacen todavía muchas empresas, los contratos con sus clientes y proveedores se firmaban de manera artesanal, al tener que imprimirse para ser enviados por paquetería para posteriormente ser firmados. Además, de ser un proceso lento se ocasionaban otros problemas en la gestión de versiones y creación de expedientes.

Otro factor importante a considerar era el tiempo que tenía que pasar para que un contrato fuera firmado, lo que provocaba retrasos en formalizar el negocio. Y en la industria del doblaje, así como cualquier otra industria el tiempo es dinero.

Implementación de Cero Papel

New Art estaba explorando varias opciones de Firma Digital con el objetivo de sistematizar el área de contratos. Al ser una empresa mexicana que ofreció el mejor soporte y comunicación posible, decidieron elegir Cero Papel como su proveedor.

La capacitación a los usuarios se realizó de manera remota a través de videollamadas donde se les enseñó cómo usar la herramienta en tiempo real y pudieran despejar todas sus dudas al respecto. La duración de la capacitación e implementación fue de tres semanas lo que resulto como una experiencia muy positiva.

Resultados

Gracias al uso de la plataforma Cero Papel para firmar solicitudes y autorizaciones, se redujo el tiempo que les tomaba recabar todas las firmas necesarias en un documento en un 80%, de hecho el 40% de los documentos son firmados en menos de 3 horas, esto a que también son enviados por whatsapp.

Además, por medio de los recordatorios y notificaciones, fácilmente se puede gestionar el ciclo de vida de un contrato ya que se reciben notificaciones automáticamente cuando un contrato está por vencer.

Lo anterior permite a New Art cumplir con sus políticas internas de manera eficiente, sin retrasos, ni perdida de tiempo innecesaria.

Otro de los beneficios de utilizar Cero Papel es que ahora cuentan con toda la información almacenada en la nube y fácilmente puede ser accedida para su consulta en cualquier momento, ya sea por las personas que intervinieron en el flujo o por roles especiales como lo son los auditores.

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